Zodra je onze website vormig.nl of ons online portaal bezoekt, een account aanmaakt, ontwerpen uploadt of contact met ons opneemt, ontvangen wij informatie over jou. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we met deze informatie doen. We gaan altijd zorgvuldig met je gegevens om en slaan die veilig op. Heb je vragen of wil je weten welke gegevens we van je hebben, neem dan contact met ons op. We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als dat nodig is; we raden je daarom aan deze regelmatig te bekijken. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 2 juni 2026.

1. Wanneer geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken en op alle aan ons gerelateerde domeinen en het portaal. Het gaat om de persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft gehad, onze website of het portaal heeft bezocht, of ontwerpen heeft geüpload — zoals bezoekers, klanten en zakelijke contactpersonen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu, zoals je naam, telefoonnummer, IP-adres, klantnummer of surfgedrag. Meer informatie vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Vormig V.O.F. is verantwoordelijk voor de website vormig.nl en het portaal, en daarmee de verwerkingsverantwoordelijke voor het gebruik van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Onze gegevens:

Vormig V.O.F.

Rietveldenweg 2N, 5222 AR ’s-Hertogenbosch

KvK-nummer: 97779741

E-mail: [email protected]

3. Van wie verwerken we gegevens?

We verwerken de persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft gehad, onze website of het portaal heeft bezocht, of ontwerpen heeft geüpload. Dit zijn onder meer bezoekers, particuliere klanten, zakelijke klanten en contactpersonen van onze partners.

4. Hoe komen we aan je gegevens?

We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou zodra je:

• onze website of het portaal bezoekt;
• een account aanmaakt;
• gegevens invult op onze website of in het portaal;
• een ontwerpbestand (bijvoorbeeld een DXF-bestand) uploadt;
• een bestelling plaatst;
• contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, het contactformulier of op een andere manier.

5. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van je gebruik van onze diensten verwerken we onder meer:

• naam;
• woon- of vestigingsadres en bezorgadres;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• account- en inloggegevens;
• betaalgegevens;
• bestel- en transactiegeschiedenis;
• door jou geüploade ontwerpbestanden (zoals DXF-bestanden) en de inhoud daarvan;
• technische gegevens zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie en surfgedrag op onze website.

6. Waarvoor gebruiken we je gegevens en op welke grondslag?

We gebruiken je persoonsgegevens alleen voor de hieronder genoemde doelen. Bij elk doel hoort een wettelijke grondslag uit artikel 6 AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst: het verwerken van je bestelling, het produceren op basis van je ontwerp, levering en facturering en klantenservice (grondslag: uitvoering overeenkomst).
• Wettelijke verplichting: het voldoen aan onder meer fiscale en administratieve bewaarplichten (grondslag: wettelijke plicht).
• Gerechtvaardigd belang: het beveiligen van onze systemen, fraudepreventie, en het op hoofdlijnen verbeteren van onze website en dienstverlening (grondslag: gerechtvaardigd belang, na afweging tegen jouw belangen).
• Toestemming: het plaatsen van tracking- en marketingcookies, het versturen van marketing, en het gebruik van geüploade ontwerpen voor het trainen en testen van onze systemen en diensten (grondslag: toestemming). Zie hierover paragraaf 7.

7. Gebruik van geüploade ontwerpen voor training en testen

We slaan je geüploade ontwerpen veilig op en gebruiken ze in de eerste plaats om je bestelling uit te voeren. Daarnaast willen we deze ontwerpen kunnen gebruiken om onze systemen en diensten te verbeteren, te ontwikkelen, te trainen en te testen.

Dit doen we alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming (opt-in). Je geeft die toestemming los van het plaatsen van je bestelling, en je kunt deze op elk moment intrekken. Waar mogelijk gebruiken we de ontwerpen voor dit doel in geanonimiseerde of ontkoppelde vorm.

We verkopen je ontwerpen niet en maken ze niet openbaar aan derden zonder jouw toestemming. Trek je je toestemming voor training en testen in, dan stoppen we het gebruik van je ontwerpen voor dat doel; dit heeft geen gevolg voor de uitvoering van je bestelling.

8. Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor we ze gebruiken, of zo lang de wet dat voorschrijft:

• fiscaal en administratief relevante gegevens (zoals facturen): 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht;
• account- en contactgegevens: zolang je een account hebt of klant bij ons bent, en daarna een beperkte periode voor de afhandeling van eventuele klachten of juridische zaken;
• geüploade ontwerpen: zolang dat nodig is voor je bestelling; gebruik voor training/testen stopt zodra je je toestemming intrekt;
• technische en cookiegegevens: conform de bewaartermijnen die bij de betreffende cookies horen.

Wil je meer weten over de bewaartermijn van specifieke gegevens, neem dan contact met ons op.

9. Met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn. We schakelen daarbij dienstverleners (verwerkers) in, met wie we een verwerkersovereenkomst sluiten. Het gaat onder meer om de volgende categorieën ontvangers:

• onze hosting- en IT-dienstverleners;
• betaaldienstverleners;
• bezorg- en transportpartijen;
• aanbieders van analyse- en marketingdiensten (alleen voor zover je daarvoor toestemming hebt gegeven).

Deze partijen mogen je gegevens alleen gebruiken voor de met ons afgesproken doelen en zijn verplicht daar net zo zorgvuldig mee om te gaan als wij.

10. Waar slaan we je gegevens op?

We verwerken en bewaren je gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een door ons ingeschakelde dienstverlener gegevens (deels) buiten de EER verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen (SCC’s). Heb je hierover vragen, neem dan gerust contact met ons op.

11. Hoe beveiligen we je gegevens?

We hebben passende organisatorische en technische maatregelen genomen om je gegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. We zorgen ervoor dat je gegevens alleen toegankelijk zijn voor mensen die daartoe bevoegd zijn. Wanneer we gegevens delen met anderen, zijn ook zij verplicht daar zorgvuldig mee om te gaan. Merk je dat dit niet zo is, laat het ons dan weten.

12. Welke rechten heb je?

Omdat we persoonsgegevens van je verwerken, heb je de volgende rechten:

Recht op informatie en inzage

We leggen je helder uit wat we met je gegevens doen, en je mag altijd vragen welke gegevens we van je hebben.

Recht op correctie

Je mag ons vragen je gegevens te corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn.

Recht op bezwaar

Je mag bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens, in het bijzonder tegen direct marketing en gepersonaliseerde aanbevelingen.

Recht op dataportabiliteit

Ben je klant of heb je toestemming gegeven, dan mag je ons vragen je gegevens in een digitaal formaat te sturen, zodat je die kunt overdragen aan een andere organisatie.

Recht op beperking

Je mag ons vragen het gebruik van je gegevens te beperken.

Recht om vergeten te worden

Je mag ons vragen je gegevens te verwijderen. In sommige gevallen mogen of moeten we gegevens nog bewaren, bijvoorbeeld de 7-jaarstermijn voor de Belastingdienst.

Recht om toestemming in te trekken

Heb je ons toestemming gegeven (bijvoorbeeld voor cookies, marketing of het gebruik van je ontwerpen voor training/testen), dan mag je die op elk moment intrekken. Het intrekken heeft geen terugwerkende kracht.

Recht om een klacht in te dienen

Je mag een klacht indienen over hoe we met je gegevens omgaan. We lossen die graag eerst samen op. Je mag je klacht ook neerleggen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, in het uiterste geval, naar de rechter stappen; bevoegd is dan de rechtbank in de vestigingsplaats van Vormig.

Hoe dien je een aanvraag of klacht in?

Stuur je aanvraag of klacht naar [email protected]. We reageren binnen 30 dagen. Bij meerdere of complexe verzoeken kan dit langer duren; in dat geval nemen we uiterlijk binnen 60 dagen contact met je op. We kunnen je vragen je te identificeren om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent.

13. Welke regels gelden voor deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring moet voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan de overige regels die volgens de Nederlandse wet gelden.

14. Welke cookies gebruiken we?

Op onze website gebruiken we cookies. Functionele cookies plaatsen we altijd; deze zijn nodig om de website en het portaal te laten werken. Niet-functionele cookies — zoals niet-geanonimiseerde analytische cookies en tracking-/advertentiecookies — plaatsen we pas nadat je daarvoor via de cookiebanner toestemming hebt gegeven. Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen.

We gebruiken onder meer de volgende soorten cookies:

• functionele cookies (zoals sessie- en logincookies);
• geanonimiseerde analytische cookies, voor inzicht in het websitebezoek;
• niet-geanonimiseerde analytische cookies (alleen na toestemming);
• tracking-/advertentiecookies, voor het tonen van relevante advertenties (alleen na toestemming).

Concreet kunnen we onder meer Google Analytics (geanonimiseerd en niet-geanonimiseerd) en Google Ads inzetten.

15. Wat doen we met gegevens van minderjarigen?

We richten ons niet specifiek op minderjarigen. Ben je jonger dan 18 jaar, dan heb je toestemming nodig van een ouder of voogd om gebruik te maken van onze website en het portaal. We gaan ervan uit dat je die toestemming hebt gekregen.

16. Heb je een vraag over deze privacyverklaring?

Heb je een vraag? Stuur dan een e-mail naar [email protected]. We helpen je graag.